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Barrierefreie PDFs erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für inklusive Dokumente

Picture of Linus Haertel Von  Linus Haertel  ·  1 Minuten Lesezeit

PDFs sind aus dem digitalen Alltag nicht wegzudenken – ob Formulare, Whitepaper oder Broschüren. Doch viele Dokumente sind für Menschen mit Behinderungen unzugänglich, weil sie z. B. von Screenreadern nicht vorgelesen werden können. Dabei ist barrierefreies PDF-Design oft einfacher als gedacht!

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie PDFs gemäß WCAG-Standards optimieren – von der Erstellung in Word bis zur Nachbearbeitung in Adobe Acrobat.

Warum barrierefreie PDFs wichtig sind

  • Rechtliche Pflicht: Öffentliche Stellen in der EU müssen PDFs gemäß EU-Richtlinie 2016/2102 barrierefrei gestalten (auch viele Unternehmen sind betroffen).

  • Zielgruppe: 15–20 % der Bevölkerung benötigen zugängliche Dokumente (z. B. Blinde, Menschen mit Lernschwierigkeiten).

  • Vorteile: Bessere Auffindbarkeit (SEO), kompatibel mit Mobilgeräten, Zukunftssicherheit.

Schritt 1: Barrierefreiheit schon in Word/InDesign vorbereiten

✔ Dokumentstruktur

  • Verwenden Sie Formatvorlagen für Überschriften („Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc.).

  • Nutzen Sie Aufzählungen (nur echte Listen, nicht manuelle Bindestriche).

✔ Alternativtexte für Grafiken

  • Rechtsklick auf Bild → „Alt-Text hinzufügen“ → Beschreibung eingeben (z. B. „Organigramm der Firma XY“).

✔ Farben & Kontraste

  • Mindestkontrast von 4,5:1 für Text (Tools: WebAIM Contrast Checker).

  • Keine rein farbliche Kodierung (z. B. „Rote Felder sind Pflicht“ → stattdessen: „Pflichtfeld (rot markiert)“).

✔ Tabellen

  • Nur für Daten, nicht für Layouts!

  • Definieren Sie Kopfzeilen (in Word: Tabellentools → „Als Kopfzeile wiederholen“).

Schritt 2: Richtiges Exportieren zur PDF

In Microsoft Word

  1. Menü → „Speichern unter“ → PDF auswählen.

  2. Klicken Sie auf „Optionen“ und aktivieren Sie:

    • „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“

    • „ISO 19005-1 (PDF/A) kompatibel“ (für Langzeitstabilität).

In Adobe InDesign

  1. Menü → „Exportieren“ → PDF (interaktiv).

  2. Wählen Sie im Tab „Tags“: „PDF mit Tags exportieren“.

Schritt 3: Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro

(Falls kein Acrobat Pro verfügbar ist: Kostenlose Alternativen wie PDF Accessibility Checker (PAC 3) nutzen.)

✔ Tags prüfen & korrigieren

  • Öffnen Sie das PDF in Acrobat Pro → Rechtsklick auf Seite → „Tags einblenden“.

  • Prüfen Sie die Hierarchie (z. B. ob Überschriften als <H1> markiert sind).

  • Fehlende Tags hinzufügen: Werkzeugleiste → „Barrierefreiheit“ → „Automatisches Tagging“.

✔ Lesereihenfolge anpassen

  • Werkzeugleiste → „Barrierefreiheit“ → „Lesereihenfolge“.

  • Ziehen Sie Elemente in die logische Abfolge (von oben nach unten).

✔ Formularfelder beschriften

  • Rechtsklick auf Feld → „Eigenschaften“ → „Barrierefreiheit“ → „Beschreibung“ hinzufügen.

Schritt 4: Abschließende Prüfung

Nutzen Sie Acrobats „Barrierefreiheitsprüfung“ (Werkzeugleiste → „Barrierefreiheit“ → „Vollständige Prüfung“) oder kostenlose Tools wie:

Wichtigste Prüfpunkte:

  • Sind alle Tags vorhanden?

  • Gibt es Alt-Texte für Bilder?

  • Ist die Lesereihenfolge korrekt?

Fazit: Jedes Dokument zählt

Barrierefreie PDFs sind kein Hexenwerk – mit der richtigen Vorbereitung und Tools wie Acrobat Pro gelingen sie schnell. Ihre Vorteile:

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (WCAG, BITV).

  • Größere Zielgruppe & bessere Nutzererfahrung.

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